Was kostet ein Headhunter? Honorare in der IT-Personalberatung

Von Michael Kulinski · Aktualisiert am 24.10.2026

Wie Headhunter ihr Honorar berechnen

Die Vergütung einer Personalberatung wird fast immer als Prozentsatz des Jahreszielgehalts der besetzten Position berechnet. Das Jahreszielgehalt umfasst das Fixgehalt plus variable Bestandteile, die bei Zielerreichung ausgezahlt werden. Dienstwagen oder Sonderleistungen werden in der Regel nicht eingerechnet, sollten aber vorab geklärt werden.

Der Prozentsatz hängt von drei Faktoren ab: wie knapp das gesuchte Profil am Markt ist, wie viel Vorarbeit die Beratung leistet (Direktansprache, Qualifizierung, Prozesssteuerung) und welches Risiko sie trägt. Bei schwer besetzbaren IT-Positionen – SAP-Berater, IT-Security, Architekten, IT-Leitung – liegt der Satz deshalb am oberen Ende.

Die drei Honorarmodelle im Vergleich

1. Erfolgsbasiert (Contingency)

Der Kunde zahlt nur, wenn ein vorgeschlagener Kandidat eingestellt wird. Klingt risikolos, hat aber einen Haken: Die Beratung arbeitet parallel für viele Kunden ohne Verbindlichkeit und priorisiert die Suchen, die am wahrscheinlichsten zum Abschluss kommen. Für Standardprofile funktioniert das, für knappe IT-Rollen selten.

2. Aufwandspauschale plus Erfolgshonorar

Ein Teil des Honorars wird bei Suchstart fällig und bei Einstellung verrechnet, der Rest nur im Erfolgsfall. Dieses Modell ist im Mittelstand verbreitet, weil es beide Seiten verpflichtet: Die Beratung investiert Zeit in Direktansprache und Marktbearbeitung, der Kunde bekommt einen verbindlich betreuten Suchauftrag. recruitIT Consulting arbeitet in der Regel nach diesem Modell.

3. Retained Search

Das Honorar wird in drei Raten gezahlt – bei Auftrag, bei Präsentation der Shortlist und bei Einstellung – unabhängig davon, ob am Ende ein Kandidat aus der Shortlist startet. Üblich bei Geschäftsführungs- und C-Level-Positionen sowie vertraulichen Nachfolgen.

Rechenbeispiel für eine IT-Position

Ein Mittelständler sucht einen Senior Java-Entwickler mit einem Jahreszielgehalt von 85.000 €. Bei einem Honorarsatz von 30 % ergibt das 25.500 €. Im Modell „Aufwandspauschale plus Erfolgshonorar“ könnte die Verteilung so aussehen: 5.000 € bei Suchstart, 20.500 € bei Vertragsunterschrift oder zum Starttermin. Bleibt die Stelle unbesetzt, bleibt es bei der Pauschale.

Zum Vergleich: Eine offene Entwicklerstelle kostet ein Unternehmen durch verzögerte Projekte, externe Dienstleister und Mehrbelastung im Team schnell 10.000 € und mehr pro Monat. Mit dem Vakanzkosten-Rechner lässt sich das für die eigene Position durchrechnen.

Was im Honorar enthalten sein sollte

• Briefing und Marktcheck: Ist die Position mit Gehalt, Standort und Anforderungen realistisch besetzbar?
• Direktansprache passiver Kandidaten, nicht nur Anzeigenschaltung und Datenbankabgleich.
• Qualifizierungsgespräche vor der Vorstellung: Wechselmotivation, Gehalt, Kündigungsfrist, Arbeitsmodell.
• Prozesssteuerung bis zur Vertragsunterschrift, inklusive Vertragsverhandlung und Absagemanagement.
• Nachbesetzungsregelung, falls der Kandidat in der Probezeit geht.

Woran Sie zu billige Angebote erkennen

Honorare deutlich unter 20 % sind bei Festanstellungen ein Warnsignal. Dahinter steckt meist reiner Lebenslauf-Versand aus einer Datenbank ohne persönliche Ansprache oder Vorauswahl. Die Folge: viele unpassende Profile, Zeitverlust im Fachbereich und am Ende doch keine Besetzung. Prüfen Sie lieber, was die Beratung konkret tut, als nur den Prozentsatz zu vergleichen.

Häufige Fragen

Wann wird das Honorar fällig?

Meist bei Vertragsunterschrift oder zum Starttermin des Kandidaten. Eine Aufwandspauschale wird bei Suchstart berechnet und später verrechnet.

Was passiert, wenn der Kandidat in der Probezeit kündigt?

Seriöse Beratungen vereinbaren eine Nachbesetzung oder eine anteilige Rückerstattung. Die genauen Fristen stehen im Vertrag – üblich sind drei bis sechs Monate.

Sind Honorare verhandelbar?

Ja, vor allem bei mehreren Positionen gleichzeitig oder Rahmenverträgen. Bei einzelnen, besonders knappen Rollen ist der Spielraum klein.

Lohnt sich ein Headhunter auch für kleinere Unternehmen?

Wenn eine Schlüsselposition länger als 60 Tage offen ist und Stellenanzeigen keine passenden Bewerbungen bringen, ist die Direktansprache meist der günstigere Weg – gemessen an den Kosten der Vakanz.

Sie wollen wissen, was Ihre konkrete Position kosten würde? Im kostenlosen Erstgespräch klären wir in 15–30 Minuten Besetzbarkeit, Suchmodell und Konditionen. Einen Überblick gibt die Seite Kosten und Suchmodelle.