Headhunter-Vertrag: Nachbesetzung, Exklusivität und Erfolgshonorar erklärt
Das Wichtigste in Kürze
- Sieben Punkte entscheiden über einen fairen Vertrag: Honorar und Bemessungsgrundlage, Fälligkeit, Nachbesetzung, Exklusivität, Laufzeit, Kandidatenschutz, Datenschutz.
- Nachbesetzung: Üblich sind drei bis sechs Monate – kostenlose Neusuche oder anteilige Gutschrift.
- Exklusivität ist kein Nachteil, wenn sie befristet ist und die Beratung dafür verbindlich sucht.
- Kandidatenschutz: Wer einen vorgestellten Kandidaten innerhalb von 12 Monaten einstellt, zahlt – auch ohne direkte Vermittlung.
1. Honorar und Bemessungsgrundlage
Der Vertrag sollte eindeutig festlegen, worauf sich der Prozentsatz bezieht: Fixgehalt, Jahreszielgehalt inklusive variabler Bestandteile, mit oder ohne Sonderleistungen. Ebenso gehört hinein, was bei Teilzeit oder bei Gehaltsänderungen zwischen Vertragsunterschrift und Start gilt. Wie Honorare typischerweise ausfallen, erklärt unser Beitrag Was kostet ein Headhunter?.
2. Fälligkeit und Zahlungsmodell
Erfolgsbasiert, mit Aufwandspauschale oder retained – das Modell bestimmt, wann welche Rate fällig wird. Klären Sie, ob die Aufwandspauschale bei Erfolg verrechnet wird und ob sie bei Abbruch durch den Kunden zurückgezahlt wird (in der Regel nicht). Für den Erfolgsanteil ist der Zeitpunkt „Vertragsunterschrift des Kandidaten“ üblich; „Starttermin“ ist kundenfreundlicher.
3. Nachbesetzungsregelung
Kündigt der Kandidat in der Probezeit oder wird ihm gekündigt, greift die Nachbesetzung. Drei Varianten sind verbreitet: kostenlose Neusuche innerhalb einer Frist, anteilige Gutschrift des Honorars gestaffelt nach Beschäftigungsdauer, oder eine Kombination. Achten Sie auf Ausschlüsse – etwa, wenn das Unternehmen die Stelle inhaltlich verändert oder Zahlungsfristen nicht eingehalten hat.
4. Exklusivität
Eine Beratung, die exklusiv sucht, kann Aufwand und Marktbearbeitung verbindlich zusagen. Für Unternehmen ist Exklusivität dann sinnvoll, wenn sie befristet ist (etwa 8 bis 12 Wochen), an Meilensteine geknüpft wird (Shortlist nach X Wochen) und ein Ausstieg bei Nichtleistung möglich ist. Parallel mehrere Beratungen ohne Exklusivität zu beauftragen, führt häufig dazu, dass dieselben Kandidaten mehrfach angesprochen werden – das schadet Ihrer Arbeitgebermarke.
5. Laufzeit und Kündigung
Ein Suchauftrag sollte eine Laufzeit haben, nach der beide Seiten ohne Begründung beenden können. Üblich sind drei bis sechs Monate mit zweiwöchiger Kündigungsfrist. Wichtig: Was passiert mit Kandidaten, die vor Vertragsende vorgestellt wurden? Hier greift der Kandidatenschutz.
6. Kandidatenschutz
Stellt ein Unternehmen einen von der Beratung vorgestellten Kandidaten ein – auch nach Vertragsende oder für eine andere Position – wird das Honorar fällig. Üblich sind Schutzfristen von 12 Monaten ab Vorstellung. Die Regelung ist legitim, sollte aber klar dokumentieren, welche Kandidaten als „vorgestellt“ gelten (schriftliche Profilübermittlung, nicht ein bloßer Name im Gespräch).
7. Datenschutz und Vertraulichkeit
Die Beratung verarbeitet Kandidatendaten in eigener Verantwortung; eine Auftragsverarbeitung liegt in der Regel nicht vor. Trotzdem gehört in den Vertrag: Vertraulichkeit zu Stellenbeschreibung, Gehaltsbändern und Unternehmensinterna, der Umgang mit Unterlagen nach Projektende und – bei vertraulichen Suchen – wann der Unternehmensname gegenüber Kandidaten genannt werden darf.
Checkliste vor der Unterschrift
- Bemessungsgrundlage des Honorars schriftlich definiert
- Fälligkeit: Unterschrift oder Starttermin
- Nachbesetzungsfrist und Modus (Neusuche / Gutschrift)
- Exklusivität befristet und an Meilensteine geknüpft
- Laufzeit, Kündigungsfrist, Umgang mit laufenden Kandidaten
- Kandidatenschutz mit klarer Definition von „vorgestellt“
- Vertraulichkeit und Nennung des Unternehmensnamens geregelt
Häufige Fragen
Muss ich zahlen, wenn sich ein vorgestellter Kandidat selbst bei uns bewirbt?
Wenn die Beratung den Kandidaten zuvor schriftlich vorgestellt hat und die Schutzfrist läuft, ja. Hatte der Kandidat sich nachweislich schon vorher beworben, gilt er als Eigenkontakt – das sollte der Vertrag regeln.
Was ist, wenn wir die Stelle intern besetzen?
Bei erfolgsbasierten Modellen fällt kein Erfolgshonorar an; eine gezahlte Aufwandspauschale bleibt meist bei der Beratung. Bei Retained Search sind die bereits fälligen Raten zu zahlen.
Brauchen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
In der Regel nicht, da die Personalberatung Kandidatendaten als eigener Verantwortlicher verarbeitet. Eine Vertraulichkeitsvereinbarung ist dagegen sinnvoll.
Hinweis: Dieser Beitrag erklärt übliche Vertragsbestandteile aus der Praxis und ersetzt keine Rechtsberatung. Unsere eigenen Konditionen finden Sie unter Kosten und Suchmodelle; Fragen klären wir im kostenlosen Erstgespräch.