Time-to-Hire bei IT-Positionen: Wie lange die Besetzung wirklich dauert – und was sie verkürzt
Das Wichtigste in Kürze
- Laut Bitkom dauert die Besetzung einer IT-Stelle in Deutschland im Schnitt 7,7 Monate (Befragung von 855 Unternehmen, 2025); rund 109.000 IT-Stellen sind unbesetzt.
- In unseren Mandaten liegt die Zeit bis zur Vertragsunterschrift bei Direktansprache meist bei 6 bis 12 Wochen – Kündigungsfristen kommen dazu.
- Die größten Zeitfresser sind nicht die Suche, sondern Entscheidungswege: unklare Briefings, lange Interviewketten, späte Gehaltsgespräche.
- Realistische Planung: Vertragsunterschrift plus drei Monate Kündigungsfrist bedeutet, dass eine im Januar gestartete Suche frühestens im Mai bis Juli besetzt ist.
Was Time-to-Hire bei IT-Positionen bedeutet
Time-to-Hire misst die Zeit vom Start der Suche bis zur Vertragsunterschrift. Davon zu unterscheiden ist die Time-to-Fill bis zum ersten Arbeitstag, die bei IT-Fachkräften durch Kündigungsfristen von drei bis sechs Monaten deutlich länger ausfällt. Wer eine Vakanz plant, sollte beide Werte kennen – die meisten Fehlplanungen entstehen, weil nur die erste Zahl gerechnet wird.
Die Bitkom-Studie „Der Arbeitsmarkt für IT-Fachkräfte 2025“ nennt eine durchschnittliche Besetzungsdauer von 7,7 Monaten; 85 Prozent der befragten Unternehmen sehen einen Mangel an IT-Fachkräften. Dieser Durchschnitt umfasst allerdings alle Suchwege, inklusive Unternehmen, die monatelang ausschließlich über Stellenanzeigen suchen.
Realistische Dauer je Rolle
Die folgenden Spannen stammen aus unserer Mandatspraxis (Direktansprache, Festanstellung, Mittelstand) und beschreiben die Zeit bis zur Vertragsunterschrift. Sie gelten für marktgerechte Gehaltsbänder und ein Arbeitsmodell, das zumindest Hybrid-Arbeit zulässt.
| Rolle | Typische Dauer bis Unterschrift | Was die Dauer treibt |
|---|---|---|
| Systemadministrator | 5–8 Wochen | Großer Kandidatenpool, aber starke Gehaltsstreuung; Standortbindung hoch. |
| Java Entwickler / Fullstack | 6–10 Wochen | Viele Profile, wenige Wechselwillige; Remote-Erwartung entscheidet. |
| DevOps Engineer | 8–12 Wochen | Kleiner Pool, Konkurrenz durch Remote-Angebote aus Metropolen. |
| SAP S/4HANA Berater | 8–14 Wochen | Modulspezifisch sehr enger Markt, Freelance-Alternative für Kandidaten. |
| IT Security Engineer | 8–14 Wochen | Nachfrage durch NIS2/DORA, kaum aktive Bewerber. |
| Softwarearchitekt | 10–16 Wochen | Wenige Kandidaten, lange Entscheidungsprozesse auf beiden Seiten. |
| Head of IT / CTO | 12–20 Wochen | Vertrauliche Suche, mehrstufige Gespräche, Vertragsverhandlung. |
Spannen aus über 675 Vermittlungen seit 2010; Einzelfälle weichen ab. Kündigungsfristen (meist drei Monate zum Quartalsende, bei Führungskräften bis sechs Monate) sind nicht enthalten.
Wo die Zeit tatsächlich verloren geht
In unseren Mandaten entfallen selten mehr als drei Wochen auf die eigentliche Suche und Vorauswahl. Die übrige Zeit entsteht im Unternehmen – und ist damit beeinflussbar.
1. Das Briefing ist nicht entscheidungsreif
Wenn Fachbereich, IT-Leitung und Geschäftsführung unterschiedliche Vorstellungen von Rolle, Seniorität und Gehalt haben, zeigt sich das erst beim ersten vorgestellten Kandidaten. Dann beginnt die Suche faktisch von vorn. Ein Briefing mit allen Entscheidern am Tisch spart erfahrungsgemäß zwei bis vier Wochen.
2. Die Interviewkette ist zu lang
Drei Gesprächsrunden plus Fachtest plus Team-Kennenlernen plus Geschäftsführung: Jede Stufe kostet im Mittelstand eine Woche Terminfindung. Kandidaten, die parallel andere Angebote haben, springen nach der dritten Woche ab. Zwei Runden, davon eine mit allen Entscheidern, reichen für fast alle Fachrollen.
3. Das Gehalt wird zu spät besprochen
Wenn das Gehaltsband erst im Angebot sichtbar wird, scheitern Besetzungen in der letzten Minute. Wir klären das Band vor der ersten Ansprache – und prüfen es gegen die regionalen Werte aus dem IT-Gehaltsreport 2026.
4. Das Angebot kommt zu langsam
Zwischen letztem Gespräch und schriftlichem Angebot sollten maximal drei Arbeitstage liegen. Alles darüber signalisiert dem Kandidaten Unsicherheit und öffnet die Tür für das Gegenangebot des aktuellen Arbeitgebers.
Was die Besetzung messbar verkürzt
- Direktansprache statt Warten auf Bewerbungen. Die gesuchten Profile bewerben sich nicht; sie werden angesprochen. Das ist der größte Hebel auf die Gesamtdauer.
- Ein Entscheider mit Mandat. Wer im Prozess das letzte Wort hat, muss in jedem Gespräch dabei sein oder innerhalb von 48 Stunden entscheiden.
- Vorbereitete Vertragsunterlagen. Musterarbeitsvertrag, Bonusregelung und Dienstwagenrichtlinie liegen vor Suchstart bereit.
- Feste Interviewslots. Zwei reservierte Zeitfenster pro Woche für Kandidatengespräche beschleunigen die Terminfindung mehr als jede Software.
- Frühe Gegenangebots-Strategie. Wir besprechen mit Kandidaten vor dem Angebot, wie sie auf ein Gegenangebot reagieren – das senkt Absprünge nach der Zusage deutlich.
Was eine lange Vakanz kostet
Jeder Monat ohne Besetzung kostet Projektfortschritt, Überstunden im Team und oft externe Dienstleister zu Tagessätzen. Mit dem Vakanzkosten-Rechner lässt sich der Betrag für Ihre Rolle überschlagen – bei den meisten IT-Fachpositionen liegt er deutlich über dem Honorar einer Direktsuche.
Häufige Fragen
Wie lange dauert es, eine IT-Stelle zu besetzen?
Im Branchendurchschnitt laut Bitkom 7,7 Monate (2025). Bei Direktansprache über eine spezialisierte IT-Personalberatung liegt die Zeit bis zur Vertragsunterschrift in unseren Mandaten meist bei 6 bis 12 Wochen, bei Führungspositionen bei 12 bis 20 Wochen – jeweils zuzüglich Kündigungsfrist.
Was ist der Unterschied zwischen Time-to-Hire und Time-to-Fill?
Time-to-Hire endet mit der Vertragsunterschrift, Time-to-Fill mit dem ersten Arbeitstag. Bei IT-Fachkräften liegen dazwischen Kündigungsfristen von drei bis sechs Monaten.
Welche IT-Positionen dauern am längsten?
Softwarearchitekten, SAP S/4HANA-Berater, IT Security Engineers und Führungsrollen wie Head of IT oder CTO – weil der Kandidatenpool klein ist und beide Seiten länger entscheiden.
Wie kann ein Unternehmen die Besetzungsdauer selbst verkürzen?
Entscheidungsreifes Briefing mit allen Beteiligten, maximal zwei Interviewrunden, Gehaltsband vor Suchstart festlegen, Angebot innerhalb von drei Arbeitstagen nach dem letzten Gespräch.
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